DOCUMENTO DE POLÍTICAS

Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

 

 

 

 

 

 

ALAMBRES Y MALLAS S.A.

 

 

 

 

 

 

 

Fecha: 2016-11-04

 

 

 

CONTENIDO

 

  1. Base legal y ámbito de aplicación
  1. Definiciones
  1. Autorización de la política de tratamiento
  1. Responsable del tratamiento
  1. Tratamiento y finalidades de las bases de datos
  1. Derechos de los Titulares
  1. Atención a los Titulares de datos
  1. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular
    1. Derecho de acceso o consulta
    2. Derechos de quejas y reclamos
  1. Medidas de seguridad
  1. Transferencia de datos a terceros países
  1. Vigencia
 
  1. Base legal y ámbito de aplicación

 

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2.012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2.013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.

2.Definiciones

 

Establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera

del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el

encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3.Autorización de la política de tratamiento

 

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de ALAMBRES Y MALLAS S.A. - ALMASA en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

 

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Datos de naturaleza pública.

Casos de urgencia médica o sanitaria.

Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

4.Responsable del tratamiento

 

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es ALAMBRES Y MALLAS S.A. - ALMASA, cuyos datos de contacto son los siguientes:

·Dirección: cra.68 D # 39 F 58 Sur BOGOTÁ

·Correo electrónico: oficialdedatos@almasa.com.co

·Teléfono: 2700777

5.Tratamiento y finalidades de las bases de datos

 

ALAMBRES Y MALLAS S.A. - ALMASA, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

En el “Anexo 1. Información de Bases de datos” se presenta las distintas bases de datos que manejan la empresa, la información y características de cada una de ellas.

6.Derechos de los Titulares

 

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

  1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro y para otro.

 

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Los derechos del Titular son los siguientes:

 

Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales. Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

  • Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
  • Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.

Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

7.Atención a los Titulares de datos

 

El DIRECTOR DE RIESGOS Y OFICIAL DE CUMPLIMIENTO de ALAMBRES Y MALLAS S.A. - ALMASA será el Oficial de Protección de Datos para la atención de peticiones, consultas y reclamos ante el cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos, de acuerdo con el “Anexo 2. Roles y Responsabilidades".

Teléfono: 2600783

Correo Electrónico: oficialdedatos@almasa.com.co

 

8.Procedimientos para ejercer los derechos del Titular

 

  1. Derecho de acceso o consulta

 

Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2.013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

  1. Al menos una vez cada mes calendario.
  2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, ALAMBRES Y MALLAS S.A. - ALMASA solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a ALAMBRES Y MALLAS S.A. - ALMASA enviado, mediante correo electrónico a: oficialdedatos@almasa.com.co, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a cra.68 D # 39 F – 58 Sur BOGOTA. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

Nombre y apellidos del Titular.

Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta. Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

 

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

  • Visualización en pantalla.
  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no. Fax.
  • Correo electrónico u otro medio electrónico.
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por ALAMBRES Y MALLAS S.A. - ALMASA

Una vez recibida la solicitud, ALAMBRES Y MALLAS S.A. - ALMASA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. Derechos de quejas y reclamos

 

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a ALAMBRES Y MALLAS S.A. - ALMASA enviado, mediante correo electrónico a oficialdedatos@almasa.com.co, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a cra.68 D # 39 F – 58 Sur BOGOTÁ D.C. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

ALAMBRES Y MALLAS S.A. - ALMASA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

9.Medidas de seguridad

 

ALAMBRES Y MALLAS S.A. - ALMASA, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, ALAMBRES Y MALLAS S.A. - ALMASA, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

A continuación, se exponen las medidas de seguridad implantadas por ALAMBRES Y MALLAS S.A. - ALMASA que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas I, II, III y IV).

 

TABLA I: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos

(públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)

 

Gestión de documentos y soportes

Control de acceso

Incidencias

Personal

Manual Interno de Seguridad

1. Medidas que

 

 

 

 

eviten el acceso

1. Acceso de

1. Registro de

1. Definición de

1. Elaboración e

indebido o la

usuarios

incidencias: tipo de

las funciones y

implementación del Manual de

recuperación de

limitado a los

incidencia, momento

obligaciones de

obligado cumplimiento para el

los datos que

datos

en que se ha

los usuarios con

personal.

han sido

necesarios

producido, emisor

acceso a los datos.

2. Contenido mínimo: ámbito

descartados,

para el

de la notificación,

2. Definición de

de aplicación, medidas y

borrados o

desarrollo de

receptor de la

las funciones de

procedimientos de seguridad,

destruido.

sus funciones.

notificación, efectos

control y

funciones y obligaciones del

2. Acceso

2. Lista

y medidas

autorizaciones

personal, descripción de las

restringido al

actualizada de

correctoras.

delegadas por el

bases de datos, procedimiento

lugar donde se

usuarios y

2. Procedimiento de

responsable del

ante incidencias, procedimiento

almacenan los

accesos

notificación y gestión

tratamiento.

de copias y recuperación de

datos.

autorizados.

de incidencias.

 

datos, medidas de seguridad

 

 

 

 

para el transporte, destrucción

 

 

 

 

y reutilización de documentos,

 

 

 

 

identificación de los

 

 

 

 

encargados del tratamiento.

3. Autorización

3. Mecanismos

 

3. Divulgación

 

del responsable

para evitar el

entre el personal

para la salida de

acceso a datos

de las normas y

documentos o

con derechos

de las

soportes por

distintos de los

consecuencias del

medio físico o

autorizados.

incumplimiento de

electrónico.

4. Concesión,

las mismas

4. Sistema de

alteración o

 

etiquetado o

anulación de

 

identificación del

permisos por el

 

tipo de

personal

 

información.

autorizado

 

5. Inventario de

 

 

soportes.

 

 

 

TABLA II: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de bases de datos

 

 

Bases de datos no automatizadas

 

Archivo

 

Almacenamiento de documentos

 

Custodia de documentos

 

1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta y permitan el ejercicio de los derechos de los Titulares.

 

1. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas.

 

1. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de los mismos.

 

 

 

 

Bases de datos automatizadas

 

Identificación y autenticación

 

Telecomunicaciones

 

  1. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización.
  2. Mecanismos de identificación y autenticación; Contraseñas: asignación, caducidad y almacenamiento cifrado.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                      

 

1. Acceso a datos mediante redes seguras.

 

TABLA III: Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos

 

 

Bases de datos automatizadas y no automatizadas

 

Auditoría

 

Responsable de seguridad

 

Manual Interno de Seguridad

 

  1. Auditoría ordinaria (interna o externa) cada dos meses.
  2. Auditoría extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información.
  3. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
  4. Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento.
  5. Conservación del Informe a disposición de la autoridad.

 

  1. Designación de uno o varios responsables de seguridad.
  2. Designación de uno o varios encargados del control y la coordinación de las medidas del Manual Interno de Seguridad.
  3. Prohibición de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento en el responsable de seguridad.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                     

 

1. Controles periódicos de cumplimiento

 

 

Bases de datos automatizadas

 

Gestión de documentos y soportes

 

Control de acceso

 

Identificación y autenticación

 

Incidencias

 

1. Registro de entrada y

 

1. Control de

 

1. Mecanismo que

 

1. Registro de los

salida de documentos y

acceso al lugar o

limite el número de

procedimientos de

soportes: fecha, emisor y

lugares donde se

intentos reiterados

recuperación de los datos,

receptor, número, tipo de

ubican los sistemas

de acceso no

persona que los ejecuta,

información, forma de envío,

de información.

autorizados.

datos restaurados y datos

responsable de la recepción

 

 

grabados  manualmente.

o entrega.

 

 

2. Autorización del

 

 

 

responsable del tratamiento

 

 

 

para la ejecución de los

 

 

 

procedimientos de

 

 

 

recuperación.

 

 

TABLA IV: Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos

 

 

Bases de datos no automatizadas

 

Control de acceso

 

Almacenamiento de documentos

 

Copia o reproducción

 

Traslado de documentación

 

  1. Acceso solo para personal autorizado.
  2. Mecanismo de identificación de acceso.
  3. Registro de accesos de usuarios no autorizados.

 

1. Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de acceso protegidas con llaves u otras medidas.

 

  1. Solo por usuarios autorizados.
  2. Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos.

 

1. Medidas que impidan el acceso o manipulación de documentos.

 

 

 

 

Bases de datos automatizadas

 

Gestión de documentos y soportes

 

Control de acceso

 

Telecomunicaciones

 

  1. Sistema de etiquetado confidencial.
  2. Cifrado de datos.
  3. Cifrado de dispositivos portátiles cuando se encuentren fuera.

 

  1. Registro de accesos: usuario, hora, base de datos a la que accede, tipo de acceso, registro al que accede.
  2. Control del registro de accesos por el responsable de seguridad. Informe mensual.
  3. Conservación de los datos: 2 años.

 

1. Transmisión de datos mediante redes electrónicas cifradas.

 
  1. Transferencia de datos a terceros países

 

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

  • Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales."

 

11.Vigencia

 

Las bases de datos responsabilidad de ALAMBRES Y MALLAS S.A. - ALMASA serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. ALAMBRES Y MALLAS S.A. - ALMASA procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

“La presente política de tratamiento permanece vigente desde 2016-11-04.”